Cách tối ưu chi phí vận chuyển hàng Trung Quốc (Bí kíp cho chủ shop)

Trong bối cảnh thị trường thương mại điện tử bùng nổ, nhập hàng từ các trang web như 1688, Taobao, Tmall đã trở thành nguồn sống của hàng triệu chủ shop tại Việt Nam. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất ảnh hưởng đến biên độ lợi nhuận chính là chi phí logistics. Việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng Trung Quốc không chỉ giúp bạn giảm giá thành sản phẩm mà còn tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Bài viết này sẽ đi sâu vào những bí kíp thực chiến giúp bạn tiết kiệm từng đồng phí vận chuyển.

---

1. Hiểu rõ cách tính giá của các đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc

Để tối ưu chi phí, trước tiên bạn cần hiểu “luật chơi”. Các đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc hiện nay thường áp dụng hai cách tính phí cơ bản: tính theo cân nặng thực tế và tính theo khối lượng quy đổi (thể tích).

Công thức quy đổi chuẩn thường là:

(hoặc 5000 tùy đơn vị).

• Hàng nặng: Là các mặt hàng có trọng lượng lớn nhưng kích thước nhỏ (như linh kiện máy móc, ốc vít). Những mặt hàng này sẽ được tính theo cân nặng thực tế.

• Hàng cồng kềnh: Là các mặt hàng nhẹ nhưng chiếm diện tích lớn (như gấu bông, vỏ nhựa, quần áo phao). Những mặt hàng này thường bị quy đổi ra cân nặng thể tích và tính phí cao hơn.

Bí kíp: Khi chọn mặt hàng kinh doanh, hãy ưu tiên những sản phẩm có tỷ trọng giữa cân nặng và thể tích cân bằng để tránh phát sinh chi phí vận chuyển hàng Trung Quốc ngoài dự kiến.

Nếu bạn nhập hàng lẻ tẻ từ nhiều nhà cung cấp, chi phí cho mỗi lần vận chuyển hàng Trung Quốc sẽ bị đội lên rất cao do phí mở tờ khai, phí bốc xếp và phí vận chuyển nội địa tại Việt Nam.

Hầu hết các đơn vị vận chuyển đều có bảng giá bậc thang. Ví dụ:

• Dưới 10kg: 25.000 VNĐ/kg.

• Từ 30kg – 100kg: 18.000 VNĐ/kg.

• Trên 500kg: 12.000 VNĐ/kg.

Việc gom đơn hàng lại để đạt mức khối lượng lớn sẽ giúp bạn tiết kiệm từ 30-50% chi phí. Hãy yêu cầu các nhà cung cấp gửi hàng về một kho tập kết duy nhất tại Trung Quốc (Quảng Châu hoặc Bằng Tường) trước khi thực hiện lệnh vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam.

3. Tối ưu hóa khâu đóng gói hàng hóa

Đóng gói không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiền cước. Nhiều nhà cung cấp Trung Quốc thường đóng gói quá kỹ hoặc dùng thùng carton quá lớn so với sản phẩm.

• Yêu cầu đóng lại hàng (Repack): Các công ty vận chuyển hàng Trung Quốc chuyên nghiệp thường có dịch vụ hỗ trợ khách hàng bỏ bớt hộp carton thừa, nén hàng dệt may để giảm thể tích.

• Đóng gỗ hoặc quấn màng co: Đối với hàng dễ vỡ, thay vì đóng những thùng gỗ quá nặng, hãy cân nhắc sử dụng xốp bọt khí và quấn màng co nhiều lớp. Điều này vừa bảo vệ hàng hiệu quả vừa giảm bớt cân nặng thừa khi vận chuyển hàng Trung Quốc.

4. Lựa chọn đúng phương thức vận chuyển (Logistics Mix)

Không có một phương thức nào là tốt nhất cho mọi loại hàng. Các chủ shop thông minh luôn biết cách phối hợp các hình thức vận chuyển hàng Trung Quốc khác nhau:

• Đường bộ (Chính ngạch/Tiểu ngạch): Đây là lựa chọn phổ biến nhất. Phù hợp với hàng tạp hóa, thời trang. Thời gian thường từ 3-7 ngày.

• Đường biển (LCL – Hàng lẻ): Nếu bạn nhập hàng cồng kềnh (như nội thất, máy móc lớn) và không quá gấp về thời gian (15-25 ngày), đường biển là giải pháp giúp bạn tiết kiệm tới 70% chi phí so với đường bộ khi vận chuyển hàng Trung Quốc.

• Đường hàng không: Chỉ nên dùng cho hàng mẫu, hàng có giá trị cực cao hoặc hàng “trend” cần có mặt tại thị trường trong 24-48 giờ.

5. Kỹ năng đàm phán phí vận chuyển nội địa Trung Quốc

Nhiều chủ shop chỉ quan tâm đến phí từ kho Trung Quốc về Việt Nam mà quên mất phí từ xưởng đến kho vận chuyển (phí ship nội địa). Tại các sàn như 1688, phí này đôi khi rất đắt do khoảng cách địa lý.

• Mẹo đàm phán: Hãy dùng mẫu câu tiếng Trung “包邮” (Bao yóu – Freeship) để mặc cả với nhà cung cấp. Nếu bạn mua số lượng lớn, đa số họ sẽ sẵn lòng miễn phí vận chuyển nội địa để hỗ trợ bạn thực hiện khâu vận chuyển hàng Trung Quốc thuận lợi hơn.

6. Lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc uy tín

Thị trường có hàng nghìn cá nhân và tổ chức làm dịch vụ, nhưng không phải bên nào cũng có năng lực tối ưu chi phí. Một đối tác vận chuyển hàng Trung Quốc lý tưởng nên có:

• Kho bãi chính chủ: Giúp giảm phí trung gian và chủ động trong việc kiểm soát hàng hóa.

• Hệ thống quản lý đơn hàng (App/Web): Giúp bạn theo dõi lộ trình minh bạch, tránh tình trạng thất lạc hàng hóa gây thiệt hại tài chính.

• Chính sách bảo hiểm rõ ràng: Chi phí vận chuyển rẻ sẽ trở nên vô nghĩa nếu hàng hóa bị hỏng hóc hoặc mất mát mà không được đền bù thỏa đáng. Hãy chọn dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc có cam kết bảo hiểm 100% giá trị hàng.

7. Theo dõi biến động tỷ giá và thị trường

Giá dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc thường biến động theo giá xăng dầu và tình hình thông quan tại cửa khẩu.

• Vào những mùa cao điểm như gần Tết Nguyên Đán, phí vận chuyển thường tăng cao và thời gian bị tắc nghẽn.

• Chiến lược: Hãy chủ động nhập hàng sớm trước các đợt cao điểm ít nhất 1-2 tháng để hưởng mức phí vận chuyển hàng Trung Quốc bình ổn và tránh tình trạng “cháy hàng”.

8. Tận dụng công nghệ trong quản lý vận chuyển

Sử dụng các công cụ theo dõi giá và so sánh giữa các đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc khác nhau. Đừng ngần ngại thay đổi đơn vị vận chuyển nếu bạn tìm thấy bên nào có chính sách tốt hơn, nhưng hãy luôn ưu tiên sự ổn định. Một sai lầm nhỏ trong khâu giấy tờ hải quan khi vận chuyển hàng Trung Quốc cũng có thể dẫn đến việc hàng bị lưu kho bãi, làm phát sinh chi phí lưu kho cực lớn.

9. Giải đáp thắc mắc thường gặp khi vận chuyển hàng Trung Quốc (Q&A)

Trong quá trình tư vấn cho các chủ shop, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều thắc mắc chung xoay quanh việc tối ưu quy trình vận chuyển hàng Trung Quốc. Dưới đây là những giải đáp chi tiết nhất:

Q1: Tại sao phí vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam lại thay đổi theo ngày?

Trả lời: Mức phí vận chuyển hàng Trung Quốc không cố định do phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan:

• Giá xăng dầu toàn cầu: Ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận tải của các xe đầu kéo và tàu biển.

• Tỷ giá Nhân dân tệ (CNY): Các đơn vị vận chuyển thường thanh toán cho kho bãi và nhân công tại Trung Quốc bằng tiền tệ bản địa, nên khi tỷ giá tăng, giá dịch vụ cũng sẽ biến động.

• Tình trạng thông quan: Vào những thời điểm kiểm soát biên giới thắt chặt, việc vận chuyển hàng Trung Quốc trở nên khó khăn hơn, thời gian chờ đợi lâu phát sinh chi phí lưu kho, dẫn đến cước phí tăng.

Q2: Hàng hóa bị hư hỏng khi vận chuyển hàng Trung Quốc thì xử lý thế nào?

Trả lời: Đây là rủi ro không ai mong muốn. Để bảo vệ quyền lợi, bạn cần:

1. Mua bảo hiểm hàng hóa: Thường chỉ chiếm 1-3% giá trị đơn hàng nhưng giúp bạn an tâm 100%.

2. Quay video khi khui hàng: Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để các đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc tiến hành đền bù.

3. Liên hệ ngay với bộ phận chăm sóc khách hàng: Trong vòng 24h kể từ khi nhận hàng, nếu có sai sót, hãy gửi ngay hình ảnh/video để được xử lý kịp thời.

Q3: Làm sao để tính được chính xác giá vốn sản phẩm sau khi cộng phí vận chuyển hàng Trung Quốc?

Trả lời: Công thức tính giá vốn (Land Cost) chuẩn cho chủ shop là:

Giá vốn = [Giá web + Phí ship nội địa Trung + Phí dịch vụ (nếu có) + Phí vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam + Phí ship tận nhà] x Tỷ giá.

Bạn nên lập một bảng Excel để theo dõi các thông số này. Việc hiểu rõ từng loại phí sẽ giúp bạn biết mình cần tối ưu ở khâu nào trong quy trình vận chuyển hàng Trung Quốc.

Q4: Nên chọn vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch hay tiểu ngạch?

Trả lời: * Chính ngạch: Phù hợp với công ty, doanh nghiệp cần hóa đơn đỏ (VAT) để minh bạch hóa đầu vào và kinh doanh các mặt hàng yêu cầu giấy phép kiểm định. Chi phí có thể cao hơn do thuế nhưng độ an toàn pháp lý tuyệt đối.

• Tiểu ngạch: Phù hợp với hộ kinh doanh cá thể, chủ shop online nhỏ lẻ vì thủ tục đơn giản, gom hàng nhanh. Tuy nhiên, rủi ro tắc biên khi vận chuyển hàng Trung Quốc theo đường này thường cao hơn.

Q5: Có nên tự mình sang Trung Quốc để vận chuyển hàng không?

Trả lời: Trước đây, việc sang đánh hàng trực tiếp rất phổ biến. Tuy nhiên, hiện nay với sự hỗ trợ của các đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc chuyên nghiệp và các sàn thương mại điện tử, bạn hoàn toàn có thể ngồi tại nhà mà vẫn nhập được hàng giá gốc. Trừ khi bạn muốn tìm kiếm nguồn hàng độc quyền hoặc nhập số lượng cực lớn (tính bằng container), còn lại việc tự đi sẽ phát sinh thêm chi phí đi lại, ăn ở, làm đội giá vốn lên cao hơn so với thuê dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc.

Q6: Làm thế nào để phân biệt đơn vị vận chuyển hàng Trung Quốc lừa đảo?

Trả lời: Một số dấu hiệu cảnh báo bao gồm:

• Giá rẻ bất thường, thấp hơn hẳn mặt bằng chung thị trường (thường là mồi nhử để chiếm đoạt hàng).

• Không có địa chỉ kho bãi rõ ràng tại Trung Quốc và Việt Nam.

• Thông tin liên hệ mập mờ, không có hệ thống theo dõi mã vận đơn (tracking).

• Hãy chọn những bên vận chuyển hàng Trung Quốc có thâm niên, có website minh bạch và được nhiều chủ shop trong các hội nhóm uy tín review tốt.

---

10. Lời khuyên cuối cùng dành cho chủ shop

Việc nhập hàng và vận chuyển hàng Trung Quốc là một hành trình dài cần sự kiên nhẫn và tỉ mỉ. Đừng chỉ nhìn vào bảng giá cước rẻ nhất mà hãy nhìn vào tổng thể dịch vụ: thời gian hàng về, thái độ hỗ trợ và sự an toàn của hàng hóa.

Một mẹo nhỏ là bạn hãy thử chia nhỏ đơn hàng gửi ở 2-3 bên vận chuyển hàng Trung Quốc khác nhau trong thời gian đầu để so sánh chất lượng thực tế. Sau khi tìm được “chân ái”, hãy duy trì sự hợp tác lâu dài để nhận được những đặc quyền dành riêng cho khách hàng VIP.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và sâu sắc về cách tối ưu chi phí vận chuyển hàng Trung Quốc. Chúc công việc kinh doanh của bạn hồng phát!

Liên hệ ngay với Vạn Tín Logistics để nhận báo giá ưu đãi nhất hôm nay!

• Hotline: 0356 826 666
• Facebook: Vạn Tín Logistics
• Website: https://vantinlogistic.com/
• Địa chỉ: TẦNG 4, TÒA NHÀ SME HOÀNG GIA, SỐ 12 ĐƯỜNG TÔ HIỆU, QUANG TRUNG, HÀ ĐÔNG, HÀ NỘI